Как отказать в приёме на работу и найти правильную причину?

Отказать кандидату можно спокойно и безопасно, если у отказа есть понятное, одинаковое для всех и зафиксированное основание: требования вакансии, а не симпатия или личные характеристики. Для этого нужны письменный профиль должности, единый процесс отбора, оценка по критериям и досье кандидата. Ст. 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ.

Как отказать родственнику учредителя? Как отказать знакомому нужного человека, которого настойчиво «всовывают» на вакансию? Как защититься от профессиональных «сутяг», для которых трудовые иски давно стали способом заработка?

Если «рекомендованный» кандидат более-менее подходит по профессиональным требованиям, а должность не предъявляет особых требований, отказать «не обидев» трудно. Вы понимаете, что человек вам не нравится, но «так надо». Похожая история бывает и с профессионально подходящим кандидатом: на встрече вы видите, что человек трудно уживается, или вы не можете объяснить, что именно вам не нравится, но интуиция сигналит: «Осторожно!»

А кандидат уже включил диктофон и, ссылаясь на закон, требует объяснить, почему вы отказываете ему «немотивированно». Запах будущего судебного дела быстро распространяется по комнате…

Хорошая новость: отказать можно спокойно и безопасно. Главное — иметь не «просто интуицию», а понятное, одинаковое для всех и зафиксированное основание. Разберём, как его найти.

Что говорит закон

Трудовой кодекс РФ (ст. 64) запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Отказывать нельзя по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами: пол, возраст, национальность, семейное положение, место жительства, убеждения и подобные признаки. Для отдельных категорий кандидатов есть специальные гарантии. Если кандидат требует, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме — не позднее семи рабочих дней со дня такого требования, а сам отказ можно обжаловать в суд (ст. 64 ТК РФ; общий запрет дискриминации — ст. 3 ТК РФ).

Отсюда практический вывод: основанием для отказа должны быть деловые качества кандидата и требования вакансии, а не «симпатия», «не понравился» и тем более личные характеристики из списка запрещённых.

Материал информационный и не заменяет консультацию юриста по трудовому праву; точные формулировки и особые случаи проверяйте с ним.

Как найти «правильную» причину: система вместо интуиции

Причина, на которую можно спокойно сослаться, появляется не в момент отказа, а на входе процесса. Что для этого нужно.

1. Описание вакансии и профиль требований. Задокументированный список требований к должности: профессиональные навыки и опыт, а также значимые для работы личные качества и условия (график, командировки, стиль работы). Подробнее о том, как составить такой профиль, — на страницах «Профиль должности» и «DISC и движущие силы: профиль должности».
2. Единый процесс для всех кандидатов. Одни и те же этапы, одни и те же вопросы интервью, связанные с работой, одни и те же критерии оценки. Именно это отличает обоснованный отбор от субъективного.
3. Оценка по критериям. Каждый этап заканчивается записью: что проверяли, какой результат, насколько он соответствует требованию. Для интервью удобен оценочный лист с баллами по компетенциям.
4. Надёжные инструменты и согласие кандидата. Тестовое задание, интервью по компетенциям, при необходимости — диагностика стиля поведения и мотивации (подбор с DISC и движущими силами). Кандидат должен знать, что его оценивают, и соглашаться на это.
5. Документирование. Профиль, листы оценки, результаты заданий, переписка — всё хранится в досье кандидата. В споре именно оно, а не ваша память, показывает, как принималось решение.

Важная оговорка про тесты. Результаты диагностики DISC и мотивации помогают сформировать вопросы для интервью и увидеть, насколько работа подходит человеку. Но они не «докажут в суде» отказ сами по себе и не должны быть единственным основанием. Требования к личным качествам должны быть реально связаны с должностью, одинаковы для всех кандидатов и подтверждаться интервью и фактами.

Шаблоны формулировок отказа

Принципы: коротко, вежливо, по существу, без обсуждения личности и без лишних обещаний. Если вам не нужны споры, в письме достаточно общей, но верной формулировки; подробная причина — по запросу, в письменном виде.

1. По профессиональным требованиям

Благодарим за интерес к вакансии и время, потраченное на собеседование. По итогам рассмотрения мы пришли к выводу, что ваш опыт в части [конкретное требование, например: «управления командой от 10 человек»] не в полной мере соответствует требованиям вакансии. Мы сохраним ваше резюме и свяжемся, если появится подходящая позиция.

2. По итогам отбора среди нескольких кандидатов

Спасибо за участие в отборе. По результатам тестового задания и интервью мы выбрали кандидата, чьи результаты по ключевым требованиям вакансии [назвать 1–2 требования] оказались выше. Будем рады, если вы откликнетесь на другие наши вакансии.

3. Если вакансия закрыта или изменилась

Благодарим за интерес к компании. Вакансия закрыта / требования к позиции изменились. Мы сохраним ваши контакты и предложим вам рассмотреть открывающиеся возможности.

4. «Рекомендованному» кандидату (родственник, знакомый)

Мы рассмотрели вашу кандидатуру на тех же условиях, что и остальных кандидатов, по единому набору критериев. По итогам оценки на эту позицию выбран другой специалист. Спасибо за интерес к компании и за рекомендацию.

Ключевая мысль: «на тех же условиях» — это правда только тогда, когда вы действительно провели отбор по общим правилам.

Чего нельзя говорить

• ссылаться на пол, возраст, семейное положение, наличие детей или беременность, национальность, внешность, место жительства;
• «Вы нам не подходите по характеру» или «не вписываетесь в коллектив» без привязки к конкретному, проверяемому требованию;
• «Вы слишком амбициозны / слишком опытны / слишком молоды» — это оценка человека, а не требования вакансии;
• обещать «мы вам перезвоним», если вы не собираетесь этого делать;
• отправлять результаты психологического теста в качестве причины отказа.

Мини-чек-лист перед отказом

• Есть письменные требования к вакансии, и кандидат оценивался по ним.
• Все кандидаты проходили одинаковые этапы и отвечали на одинаковые вопросы.
• Результаты каждого этапа записаны.
• Причина отказа сформулирована через требования вакансии.
• Текст отказа проверен: нет запрещённых оснований и оценок личности.
• Досье кандидата сохранено.

Как выстроить такую систему целиком — от профиля должности до оценки кандидатов — читайте в разделе «Подбор персонала».

Читать по теме «Подбор персонала»