Рубрика: Рекрутинг без купюр · Блок: Архитектура талантов

Анкета при приёме на работу: что спрашивать, образец и согласие на обработку данных

Анкета при приёме на работу — это форма, в которой кандидат в одном виде сообщает об образовании, опыте, навыках и ожиданиях от работы. Она экономит время рекрутера и позволяет сравнивать кандидатов между собой. Спрашивать в анкете можно только то, что связано с работой, а на обработку данных кандидата, как правило, нужно его согласие.

Инструмент: DISC, 12 движущих сил · Решение: Подбор и адаптация

Зачем нужна анкета при приёме на работу

На вакансию пришло сорок откликов. Резюме написаны по-разному: у одного три страницы проектов, у другого — две строки, у третьего нет ни слова о том, когда он может выйти. Чтобы сравнить кандидатов, рекрутеру приходится созваниваться с каждым и задавать одни и те же вопросы.

Анкета при приёме на работу решает эту задачу: кандидаты отвечают на одинаковые вопросы, и сведения о них собраны в одном виде. Это помогает:

сравнивать кандидатов по одним и тем же параметрам;
экономить время на первичных звонках;
готовиться к собеседованию — видно, о чём спросить подробнее;
хранить данные аккуратно, если кандидат согласен остаться в резерве.

Анкета не заменяет резюме и собеседование. Это инструмент первичного отбора и подготовки к интервью.

Что можно и что нельзя спрашивать в анкете

Главное правило: в анкете спрашивают только то, что связано с работой и деловыми качествами кандидата.

Можно спрашивать:

образование и дополнительное обучение, если они важны для работы;
опыт работы, задачи и результаты;
профессиональные навыки и программы;
знание языков, если оно нужно для этой вакансии;
ожидания от работы и от дохода;
когда кандидат может приступить к работе.

Не нужно спрашивать:

о семейном положении, детях и планах на них;
о здоровье;
о национальности, религиозных и политических взглядах;
о частной жизни и членстве в общественных организациях;
о чём-либо ещё, что не связано с деловыми качествами.

Трудовой кодекс запрещает ограничивать права кандидата при приёме на работу по обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами, и не позволяет работодателю собирать сведения о взглядах и частной жизни. Если для отдельной должности закон требует особые документы, их запрашивают в установленном порядке, а не вопросом анкеты. Подробнее о том, что можно проверять при подборе, — на странице «Тестирование при приёме на работу».

Согласие на обработку персональных данных

Анкета содержит персональные данные кандидата, поэтому до её заполнения, как правило, нужно его согласие на обработку. Согласие лучше оформлять отдельным документом, а не строкой мелким шрифтом в конце анкеты. По закону о персональных данных в нём указывают:

фамилию, имя, отчество и адрес кандидата;
наименование и адрес компании, которая обрабатывает данные;
цель обработки — например, рассмотрение кандидатуры на конкретную вакансию;
перечень данных — те, что есть в анкете;
какие действия с данными будут совершаться;
срок, в течение которого действует согласие, и способ его отзыва.

Если кандидата не приняли и он не дал отдельного согласия, например на включение в кадровый резерв, его данные не хранят, а уничтожают в срок, указанный в согласии; часто это 30 дней после решения — закон этот срок не задаёт.

Как составить анкету: структура

Хорошая анкета короткая — её заполняют за 10–15 минут. Обычно в ней пять блоков:

Контакты. ФИО, телефон, электронная почта.
Образование и обучение. Только то, что относится к работе.
Опыт. Последние места работы: должность, период, задачи, результаты.
Навыки. Профессиональные навыки, программы, языки, если они нужны.
Ожидания. Почему интересна вакансия, чего человек ждёт от работы, ожидаемый доход, дата выхода.

Вопросы стоит привязать к профилю должности: что действительно важно для этой роли. Как описать требования к роли — на странице «Профиль должности».

Образец анкеты при приёме на работу

Простой нейтральный образец, который можно взять за основу и дополнить под вакансию.

Анкета кандидата

Вакансия: ______________________

Фамилия, имя, отчество.

Телефон и электронная почта для связи.

Формат работы, который вам подходит: в офисе, удалённо, смешанный.

Образование: учебное заведение, специальность, год окончания.

Курсы, обучение и сертификаты, которые важны для этой работы.

Опыт работы за последние пять лет: компания, должность, период, основные задачи и результаты.

Профессиональные навыки и программы, которыми вы владеете.

Знание иностранных языков и уровень (если это требуется по вакансии).

Почему вас заинтересовала эта вакансия?

Чего вы ждёте от работы: задачи, условия, развитие?

Ожидаемый уровень дохода.

Когда вы готовы приступить к работе?

Дата ______________ Подпись ______________

Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельным документом до заполнения анкеты.

Контакты рекомендателей в анкету не включают: их запрашивают отдельно и с согласия самих рекомендателей.

Если вакансия требует конкретных навыков — например, работы с определённой программой или опыта продаж в B2B, — добавьте один-два вопроса именно о них.

Что анкета не покажет, а оценка покажет

Анкета показывает, где человек учился и работал и чего он ждёт. Но она не отвечает на главные вопросы найма:

как человек будет действовать — в команде, с клиентами, под давлением сроков;
что им движет — и совпадает ли это с тем, что даёт роль;
приживётся ли он в этой команде и с этим руководителем.

На эти вопросы отвечает оценка. Поведенческий профиль показывает, как кандидат обычно действует: быстро или обдуманно, через людей или через задачу. Подробнее — на странице «DISC для подбора». Модель 12 движущих сил показывает, что даёт человеку энергию в работе. Вместе с профилем должности это позволяет сравнить кандидата не с «идеальным сотрудником вообще», а с требованиями конкретной роли. Как сочетать анкету, интервью и оценку — в статье «Как тесты показывают, кто реально подойдёт» и на странице «Методы подбора персонала».

Ошибки при работе с анкетой

Слишком длинная анкета. Сильные кандидаты, у которых есть выбор, бросают её на середине.
Лишние вопросы. Семья, здоровье, взгляды — это риск для компании и неприятный сигнал для кандидата.
Согласие строкой в конце. Его лучше оформить отдельно и до заполнения анкеты.
Анкета вместо оценки. Ответы о себе показывают, как кандидат себя описывает, а не как он работает.
Анкета без обратной связи. Кандидат потратил время и не получил ответа — это бьёт по репутации работодателя.
Данные хранятся бессрочно. Анкеты непринятых кандидатов без согласия на резерв нужно уничтожать.

Частые вопросы

Обязательно ли заполнять анкету при приёме на работу?

Нет, единой обязательной анкеты для всех работодателей закон не устанавливает. Компания может использовать свою форму, чтобы собрать сведения о кандидатах в одном виде. Заполнять её кандидат может только добровольно и с согласием на обработку своих данных.

Что нельзя спрашивать в анкете при приёме на работу?

Всё, что не связано с деловыми качествами: семейное положение и планы на детей, здоровье, национальность, религиозные и политические взгляды, частную жизнь. Отказывать по таким обстоятельствам Трудовой кодекс запрещает, а значит, и спрашивать о них в анкете не нужно.

Нужно ли согласие кандидата на обработку данных из анкеты?

Как правило, да. Анкета содержит персональные данные, поэтому до её заполнения нужно согласие кандидата на обработку. Его лучше оформлять отдельным документом, где указано, кто и зачем обрабатывает данные, какие именно и сколько времени их хранят.

Чем анкета отличается от резюме?

Резюме кандидат пишет сам и показывает то, что считает выгодным. Анкету составляет компания: все кандидаты отвечают на одни и те же вопросы, поэтому их проще сравнивать. Анкета не заменяет резюме и собеседование, а дополняет их.

Что делать с анкетой кандидата, которого не приняли?

Если кандидат не дал отдельного согласия, например на включение в кадровый резерв, его данные не хранят, а уничтожают в срок, указанный в согласии; часто это 30 дней после решения — закон этот срок не задаёт. Если согласие есть, анкету хранят в пределах срока, указанного в согласии.