Рубрика: Матрица решений · Блок: Бизнес-практика и кейсы
Кадровое планирование: как определить, сколько и каких людей понадобится компании
Кадровое планирование — это определение того, сколько и каких сотрудников понадобится компании для выполнения её планов, и подготовка мер, которые закроют разницу между нужным и имеющимся персоналом. Хороший план отвечает не только на вопрос «сколько людей», но и на вопрос «кто из них готов к новым задачам», поэтому опирается на данные оценки персонала.
Что такое кадровое планирование
Кадровое планирование связывает планы бизнеса с людьми, которые будут их выполнять. Компания собирается открыть новый филиал, вывести продукт, автоматизировать процесс или выйти на новый рынок — и каждое такое решение меняет потребность в сотрудниках: где-то нужно больше людей, где-то другие компетенции, где-то меньше позиций.
План отвечает на четыре вопроса:
- Сколько людей понадобится на горизонте планирования и в каких подразделениях.
- Каких людей: с какими компетенциями, опытом и поведенческими особенностями.
- Когда они должны приступить к работе, с учётом времени на поиск и адаптацию.
- Откуда их взять: нанять, вырастить, перевести или перераспределить работу.
Кадровое планирование — часть HR-стратегии. Как стратегия связывается с бизнес-целями и метриками, описано в статье об HR-стратегии.
Виды кадрового планирования
Планирование различается горизонтом и тем, что именно планируют.
| Вид | Горизонт | Что определяет |
|---|---|---|
| Стратегическое | 3 года и более | Какие роли и компетенции понадобятся для стратегии, какие направления вырастут или сократятся |
| Тактическое | 1–3 года | Численность по подразделениям, бюджет на персонал, планы найма, обучения и резерва |
| Оперативное | До года: квартал, месяц | Конкретные вакансии, сроки закрытия, замены на время отпусков и отсутствия |
Второе различие — между количественным и качественным планированием. Количественное считает численность: сколько человек нужно, сколько есть, сколько уйдёт. Качественное отвечает на вопрос, какими должны быть эти люди и насколько имеющиеся сотрудники готовы к будущим задачам. На практике компании хорошо умеют первое и часто пропускают второе.
Этапы кадрового планирования
- Разобрать планы бизнеса. Какие цели стоят перед компанией на горизонте планирования, какие проекты запускаются, какие процессы меняются.
- Оценить текущий персонал. Численность и структура по подразделениям и должностям, возраст, стаж, текучесть, сотрудники, близкие к выходу на пенсию, а также компетенции и потенциал людей.
- Спрогнозировать потребность. Сколько и каких сотрудников понадобится при выполнении планов. Расчёт делают по подразделениям и группам должностей.
- Сравнить нужное с имеющимся. Разница показывает, где будет нехватка, где избыток, а где люди есть, но им не хватает компетенций.
- Составить план мер. Для каждой разницы выбирают способ её закрыть: внешний найм, развитие и продвижение, перевод, кадровый резерв, перераспределение задач, высвобождение.
- Заложить бюджет и сроки. Найм, обучение и адаптация требуют времени, поэтому меры начинают заранее — с учётом того, сколько обычно занимает закрытие вакансии и выход нового сотрудника на результат.
- Отслеживать и пересматривать. План сверяют с фактом и корректируют при изменении планов бизнеса.
Ограничения, которые нужно учесть заранее
План мер упирается не только в бюджет, но и в трудовое право. Если план предполагает сокращение численности, работников предупреждают персонально и под подпись не менее чем за два месяца, предлагают им имеющиеся вакансии (статья 180 ТК РФ) и заранее уведомляют службу занятости. Перевод на другую работу требует согласия сотрудника, а у компании определённой численности есть обязательная квота рабочих мест для людей с инвалидностью. Поэтому сроки мер в кадровом плане считают с учётом этих процедур.
Методы расчёта потребности в персонале
Метод выбирают в зависимости от того, насколько работу можно нормировать.
| Метод | Как работает | Где применяют |
|---|---|---|
| По трудоёмкости | Объём работы делят на рабочее время одного сотрудника | Производство, операционные функции с измеримыми операциями |
| По нормам обслуживания | Численность считают от числа клиентов, единиц оборудования, точек | Сервис, обслуживание, розница |
| По нормам управляемости | Число руководителей считают от числа подчинённых | Управленческая структура |
| Экспертный | Руководители оценивают потребность на основе опыта | Новые направления, творческие и проектные функции |
| Экстраполяция | Текущие тенденции переносят на будущий период | Стабильный бизнес без резких изменений |
| Балансовый | Сопоставляют потребность в людях с источниками её покрытия: имеющимся персоналом, выбытием, наймом, внутренними переводами | Сведение итогового плана по компании |
| Сравнение с рынком | Численность сравнивают с компаниями того же масштаба и отрасли | Проверка расчётов, поиск избыточных функций |
Ни один метод не даёт точного ответа сам по себе. Надёжнее сочетать расчётный метод с экспертной оценкой руководителей и проверять, что получилось, против бюджета и опыта прошлых лет.
Кадровое планирование в небольшой компании
В компании на несколько десятков человек сложные расчёты не нужны, но сам вопрос остаётся тем же: каких людей понадобится больше и кто из нынешних сотрудников сможет взять на себя новые задачи. Достаточно раз в год вместе с руководителями пройти по каждому подразделению и ответить на несколько вопросов: какие задачи появятся, какие исчезнут, кто может уйти, кого из сотрудников стоит готовить к росту и сколько времени займёт найм на ключевые позиции.
В небольшой компании особенно велика зависимость от отдельных людей. Уход одного опытного специалиста или руководителя может остановить целое направление, поэтому список таких людей и план их замещения — самая полезная часть кадрового плана, даже если остальное делается упрощённо.
Качественное планирование: без оценки людей план неполон
Количественный план может показать, что компании через год понадобятся пять новых руководителей отделов. Но он не скажет, есть ли эти руководители внутри. Ответ на этот вопрос даёт оценка персонала.
Качественное планирование включает три шага:
- Описать требования к будущим ролям. Какие результаты понадобятся, какое поведение, мотивы и компетенции для них нужны. Это работа над профилями должностей, в том числе тех, которых в компании пока нет.
- Оценить имеющихся сотрудников. Кто уже соответствует требованиям, кто может стать готовым через год-два, кому новая роль не подходит. Оценка компетенций, профиль DISC и 12 движущих сил показывают не только навыки, но и то, подходят ли человеку условия будущей роли.
- Сопоставить потенциал и результативность. Матрица 9-box помогает увидеть, на кого делать ставку в развитии, а кого лучше оставить на текущей роли. Как её строить, описано в статье о матрице 9-box.
Если в компании выстроена система грейдов, качественное планирование опирается и на неё: грейды показывают уровни должностей, а профили — требования к людям на каждом уровне. Подробнее — в статье о грейдах и профиле должности.
Ключевые должности и кадровые риски
Отдельная часть кадрового плана — ключевые должности: те, без которых бизнес-процессы останавливаются или теряют качество, и на которые трудно быстро найти замену. Для них составляют карту рисков:
- Риск ухода. Насколько вероятно, что сотрудник уйдёт: по признакам снижения вовлечённости, по рыночному спросу на его профессию, по совпадению работы с его мотивами.
- Последствия ухода. Что произойдёт с процессом, клиентами и командой, если человек уйдёт завтра.
- Наличие преемника. Есть ли внутри человек, готовый занять должность сразу или через определённый срок.
Должности с высоким риском и без готового преемника — первые кандидаты на программу кадрового резерва. Как формировать резерв и отбирать в него людей, разобрано на странице о кадровом резерве.
Ещё один источник риска — текучесть. Если она высокая, план найма постоянно растёт, а компания тратит силы на замещение вместо развития. Причины и способы снизить текучесть разобраны на странице о текучести кадров.
Связь с бюджетом
Кадровый план и финансовый план компании составляют вместе: численность определяет фонд оплаты труда, а бюджет ограничивает численность. Удобно вести план в одной таблице или HR-системе, где для каждой позиции видны статус (занята, вакантна, планируется), плановая дата закрытия и затраты. Тогда изменения в планах бизнеса сразу показывают, как меняются потребность в людях и расходы на персонал.
Показатели кадрового планирования
Чтобы понять, работает ли план, отслеживают несколько показателей:
- Выполнение плана численности — насколько фактическая численность соответствует запланированной по подразделениям.
- Время закрытия вакансии — сколько дней проходит от заявки до выхода сотрудника.
- Доля внутренних назначений — какую часть ключевых должностей закрыли внутренними кандидатами.
- Готовность резерва — для какой доли ключевых должностей есть преемник, готовый занять её в течение года.
- Текучесть — общая и среди новых сотрудников в первый год работы.
- Затраты на персонал — фактические против бюджетных.
Показатели важны не сами по себе, а как сигнал. Если время закрытия вакансий растёт, меры нужно начинать раньше. Если ключевые должности закрываются только снаружи, стоит пересмотреть работу с резервом и развитием. А если новые сотрудники часто уходят в первый год, проблема может быть не в плане найма, а в подборе и адаптации.
Частые вопросы
Что такое кадровое планирование простыми словами?
Это расчёт того, сколько и каких людей понадобится компании через год или несколько лет, и план, как их получить: нанять, вырастить внутри, перевести из других подразделений или перераспределить работу.
Какие бывают виды кадрового планирования?
По горизонту — стратегическое (на три года и более), тактическое (на один–три года) и оперативное (до года: на квартал или месяц). По содержанию — количественное, которое считает численность, и качественное, которое определяет нужные компетенции и готовность людей.
Кто отвечает за кадровое планирование?
Процесс ведёт HR, но потребность определяют руководители подразделений, а финансовые ограничения — финансовая служба. Утверждает план руководство компании вместе с бюджетом.
Чем кадровое планирование отличается от кадрового резерва?
Кадровое планирование определяет потребность в людях для всей компании. Кадровый резерв — один из способов её закрыть: компания заранее готовит внутренних кандидатов на ключевые должности.
Как часто пересматривать кадровый план?
Годовой план обычно пересматривают раз в квартал, а также при крупных изменениях: запуске нового направления, реорганизации, резком росте или сокращении бизнеса.